Hvordan sender jeg en fakturakopi på e-post til en kunde?

DEL 1: FAKTURA SOM SKAL SENDES

Det er flere måter å sende ut en fakturakopi til kunder fra StyrerAssistenten. Steg 1 er å finne fakturaen som skal sendes. Velg metode under, alt etter hvilken opplysninger du har. Hvis du kun har navnet å gå etter, velg metode 1. Har du kundenummer og fakturanummer, velg metode 2. 

METODE 1 - Fakturerte 

Denne metoden er grei å bruke dersom du kun vet navnet på kunden, og skal finne igjen en faktura. 

1. Åpne StyrerAssistenten.
   
   
2. Klikk på Faktura -> Fakturabehandling -> Fakturerte 
   
   
3. Søk etter f.eks navnet på kunden ved å klikke på kikkerten.
   Skriv inn deler av navnet, f.eks. etternavn.
   
   Kontroller at den søker etter kundenavn, og klikk på Finn. 
   Alternativt kan du også søke etter kundenummer, fakturanummer eller KID-nummer hvis du har dette tilgjengelig. 
   
   
   
4. Om ønskelig, kan vi sortere ut i fra f.eks. kundenavn. Det gjøres slik: 
   Klikk en gang i ruten der kundenavnet står. Klikk deretter på filterknappen . Du vil nå kun se fakturaer utsendt til denne kunden. Finn faktura du skal sende til kunden.
   I eksempelet under ser du at vi har valgt faktura som gjelder for barnehageplass oktober 2018.
   
   
   
   
   
5. Dobbeltklikk på faktura som skal sendes. Du vil nå få denne opp på skjermen i StyrerAssistenten. Denne kan sendes på e-post eller skrives ut.
   
   Gå videre til del 2 i denne veilederen. 
   
   
   

METODE 2 - Rapporter

Denne metoden er grei å bruke dersom du vet fakturanummeret, eller evt. kundenummer og perioden fakturaen gjelder for. 

1. Åpne StyrerAssistenten.
   
   
2. Klikk på Rapporter -> Daglig drift -> Fakturering -> Standard rapporter.
   Dobbeltklikk på Vanlig faktura A4-papir. 
   
   
   
3. Fyll ut følgende felt:
   
   • Fra- /til periode: Hvis du ikke vet hvilke periode faktura gjelder for, velg f.eks. fra 201801 til 201912.
   • Fra-/til kundenummer: Ikke nødvendig å endre hvis du har fakturanummer. 
   • Fra-/til fakturanummer: Skriv inn fra/til fakturanummer. 
   • Status: 9 (godkjente fakturaer). 
     
     Klikk deretter på OK.
     
      
     
     
4. Du vil nå få denne opp på skjermen i StyrerAssistenten. Denne kan sendes på e-post eller skrives ut.
   
   Gå videre til del 2 i denne veilederen. 
    

DEL 2: UTSENDELSE AV FAKTURAKOPIEN

1.  Klikk på Send som vedlegg. 
   
   
   
2. Hak på Send e-post uten kryptering.
   Dersom du ønsker å sende e-post med krypering, se veileder: Hvordan sender jeg en rapport kryptert i en e-post fra StyrerAssistenten?
   
   
   
3. Velg avsender. Velg en allerede opprettet e-post mal, eller skriv inn melding selv.
   Klikk på Lagre som NY mal dersom du ønsker å lager benytte teksten ved flere anledninger. 
   
   
   
4. Klikk f.eks. på fanen Barn og alle foresatte for å få opp en liste over barn og foresatte. Finn foresatte som skal motta fakturakopien i listen. Kontroller at e-post er korrekt. Hak på Send på kunden. Klikk på Send. 
   
   
   
5. Kontroller at antallet stemmer før du klikker på Yes.
   
   
   Fakturakopi er nå sendt på e-post til kunden.