METODE 1: Ny elev (Masseregistrering, alt i en prosess).
Dersom du ikke ønsker å generere brev i registreringsprosessen, men heller ønsker å eventuelt dra over dokumenter til eleven i etterkant, følger du metode 1.
Dette er absolutt den enkleste metoden for å registrere elever i SA.
Følg veiviseren. Eleven legger seg rett i "skal begynne" eller "aktive" mappen. Det genereres ikke dokumenter.
Viktig å merke seg ved metode 1:
- Det er best å fylle ut all informasjon med en gang, men dersom en mangler for eksempel de siste siffer i fødselsnummeret, kan dette legges til i elevens mappe i etterkant. Fødselsnummer registreres uten punktum. Eksempel: 010409xxxxx
- Husk at søsken må knyttes sammen dersom søsken er registrert i SA tidligere:
- Dersom foreldre/foresatte er registrert i systemet tidligere, skal disse ikke registreres på nytt. Hent de enkelt ved å trykke ... bak etternavn:
Navn, adressse m.m hentes da automatisk, og systemet benytter samme foresatt ID på søsken. Dette hindrer evt. feil i eBarn og evt ved fakturering senere.
____________________________________________________________________________
METODE 2: Registrering av et elever ved hjelp av veiviser. Gjøres i 3 ulike trinn.
Dersom du ønsker å generere brev til elevens foresatte i registreringsprosessen gjør du følgende:
- Gå på Elev -> Registrering -> Ny søknad.
-
Du får da opp et nytt skjermbilde med Veiviser for registrering av ny elev. Fyll inn elevens informasjon.
Det er best å fylle ut all informasjon med en gang, men dersom en mangler for eksempel de siste siffer i fødselsnummeret, kan dette legges til i elevens mappe i etterkant.
Husk at søsken må knyttes sammen her dersom søsken er registrert i SA tidligere. Dette er også mulig å gjøre i elevens mappe i etterkant, men det enkleste er å ta det i dette bildet.
3. Klikk Neste, og du får opp dette bildet.
Felter markert gult må fylles ut for å komme videre.
Vi anbefaler å fylle inn mobilnummer og e-postadresse slik at det enkelt kan sendes SMS/e-post til foresatte direkte fra SA. Dette vil også komme opp på for eksempel rapporter og lister i SA.
Fødselsnummer må være komplett for å kunne innberette foreldrebetalingen gjennom SA. Dette kan også endres i elevens mappe i etterkant.
4. Klikk Neste og fyll inn opplysninger om foresatt 2. Her er ingen pålagte felter, men vi anbefaler å fylle ut alt om dette er mulig.
5. Klikk Neste. Du får opp mulighet til å legge inn informasjon om spesielle behov/kriterier hvis dette er aktuelt.
Du kan legge til flere kriterier ved å gå på Elev -> Andre registre -> Søknadskriterier (dette kan ikke gjøres når registrering pågår). Spesielle behov/kriterier kan også legges inn i elevens mappe i etterkant av registreringen.
6. Klikk Neste. Du får mulighet til å skrive inn andre relevante opplysninger. Dette kan være for eksempel at eleven har allergi mot melk eller ikke kan bade i klorvann. Informasjonen vil være synlig i elevens mappe i SA.
7. Klikk Neste. Fyll ut når eleven skal starte (ønsker plass fra), hvilke skole og hvilke skoleplass eleven ønsker.
8. Dersom du ikke finner ønsket ønsket skoleplass, må dette legges inn i Elev- Andre registre -> Opphold -> Fremmøte.
(kan ikke gjøres når registrering pågår).
9. Klikk Neste. Fyll ut hvilke turnus eleven skal ha ved å klikke på prikkene (...).
10. Klikk Neste. Klikk Ferdig. En ny elev er nå lagt inn i SA. Eleven ligger i mappen "Søknad" og aktuelle dokumenter er generert etter søknadsprosessen.
Tildel plass
- Klikk på Elev i menyen til venstre -> Registrering -> Tildel plass -> En elev.
- Det kommer da opp et nytt skjermbilde for tildeling av plass til den nye eleven. Klikk på prikkene (...) for å hente opp liste over alle nye elevene som er lagt til.
-
Velg eleven og klikk OK.
- Klikk Neste. Mye informasjon er allerede lagt inn. Du skal nå velge hvilke gruppe eleven skal starte i, når eleven får plass fra og eventuelt gjøre endringer på det som tidligere ble registrert.
- Klikk Neste. Informasjon om betaler kommer opp. Dersom eleven har spesialpris, kan det settes inn egne priser. Dersom eleven skal betale normal pris, skal det ikke gjøres endringer. (Dette kan endres på i systemet, og vil da automatisk oppdatere seg på alle elever).
- Ferdig.
Trykk Yes for å generere dokumenter, deretter hopper eleven fra mappen "Søknad" til mappen "Tilbudt plass".
Positivt svar på tilbudsbrev
- Gå på Elev i menyen til venstre -> Registrering -> Svar -> Positivt svar på tilbudsbrev.
- Følg veiviseren. Velg eleven det gjelder.
- Klikk Neste. Kontroller at data stemmer, gjør evt. korrigeringer.
- Kontroller betalingopplysninger og priser. Klikk Neste. Klikk Ferdig.
- Eleven legger seg nå i mappen "Skal begynne" på den gruppen hun skal begynne på.
I elevens mappe finner du alle opplysninger som er lagt inn. Der kan du gjøre endringer og du kan skrive ut dokumenter som er generert.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.