Bilagsføring i StyrerAssistenten (førstegangsoppsett)

Denne veiviseren har som formål å hjelpe deg i gang med bilagsføring i StyrerAssistenten.  

Del 1. Sett inn ønskede mapper 

1. Klikk på Barn -> Daglig drift -> Regnskap -> Bilagsføring.
   
   
   
2. Høyreklikk over mappetekstene.
   
   
   
3. Du får nå opp et nytt vindu med oversikt over eksisterende mapper.
   Mappen Ikke behandlet skal ikke slettes eller redigeres, da den fungerer som en "innboks" for skannede bilag.  
   
   For å opprette en ny mappe, klikk på Ny post 
   
   For å slette en mappe, klikk på Slett post 
   
   For å flytte en mappe opp eller ned i sorteringen, klikk på piltastene. 
   
   For å skjule en mappe, fjern haken. 
   
   
   
   
4. I dette tilfellet, benytter vi mappene Ikke behandlet, Inngående faktura, Innbetalingsbilag og Utbetalingsbilag. 
   
   Lagre ved å klikke på Oppdater -> OK. 
   
   

Del 2. Sett opp bilagsserie

1. Klikk på Barn -> Andre registre -> Regnskap -> Bilagsserier.
   
   
   
2. Klikk på ny post , for å opprette en ny bilagsserie.
   
   Når man oppretter en bilagsserie, er det viktig at du velger fra- og til nummer som ikke allerede er i bruk. Dvs. Har du en allerede eksisterende bilagsserie som har nummer 12000 - 19999, så kan du ikke starte en ny bilagsserie på 14000. I dette eksempelet kan du velge fra nummer 20000, da det ikke overskriver en allerede eksisterende bilagsserie. Hvis nummeret allerede eksisterer, vil du få en feilmelding ved lagring.
   
   
   Eksempel på bilagsserie til inngående faktura:
   
   
   Eksempel på bilagsserie utbetalingsbilag:
    
   
   Eksempel på bilagsserie innbetalingsbilag: 
   
   
   Eksempel på bilagsserie for direkte remittering:
   
   
   
3. Vi skal nå knytte bilagsserie til mappene vi har opprettet.
   Klikk på Barn -> Daglig drift -> Regnskap -> Bilagsføring
   
   
   
4. Høyreklikk over mappetekstene.
   
   Du får nå opp et nytt vindu. Klikk på f.eks. inngående faktura. Vi ser nå at feltet Bilagsserie står med tallet 0. Dette betyr at det ikke er valgt en bilagsserie til denne mappen. 
   
   
   
5. Klikk på prikkene (...). Vi får nå opp alle bilagstekstene vi har tilgjengelig, blant annet de vi nylig la til. I mappen inngående faktura, velger vi bilagsserien inngående faktura. Klikk deretter på OK. 
   
   
   
6. Klikk på Oppdater -> OK. 
   
   
   
7. Gjør tilsvarende for de resterende mappene. I dette eksempelet:
   Innbetalingsbilag (bilagsserie: innbetalingsbilag)
   Utbetalingsbilag (bilagsserie utbetalingsbilag)
   
   Mappen ikke behandlet skal ikke ha bilagsserie, da dette kun er en "innboks" for bilag, som skal sendes videre til korrekt mappe. 

Del 3: Overføre bilag til StyrerAssistenten

Videresend på e-post

For at du skal kunne videresende en e-post med et bilag, må du først ta kontakt med barn-nett, på [e-mail] eller 55 53 02 30. 

1. Videresend e-posten med bilaget som et vedlegg, helst som PDF. 
   Husk å fjerne eventuell signatur eller andre bilder i e-posten, da disse bildene også sendes til StyrerAssistenten. 
   
   Mottaker e-post: [e-mail] 
   
   Husk! [e-mail] gjelder for BILAG (regnskap), [e-mail] gjelder for DOKUMENTER (arkiv). 
   
   
   
   
2. Dokumentet vil nå havne i mappen Ikke behandlet i StyrerAssistenten (Regnskap -> Bilagsføring), og kan flyttes til ønsket mappe. Dette gjør du ved å høyreklikke på dokumentet, og velg Dokumentarkiv -> Flytt dokumentet til mappen: "ditt valg". 
   
   
   

Dra over til StyrerAssistenten

1. I StyrerAssistenten står du i mappen du ønsker å legge bilaget i.
   
   
2. Finn frem bilaget som er lagret på PCen din. 
   
   
3. Klikk på bilaget du vil kopiere inn til StyrerAssistenten. Hold venstre musetast inne, og dra dokumentet over til StyrerAssistenten. 
   

Kopier og lim inn

1. Finn frem bilaget som er lagret i en mappe på Barn-Nett serverløsning. 
   
   
2. Høyreklikk på bilaget, og klikk på kopier/copy. 
   
   
3. Gå til StyrerAssistenten. Stå i mappen du ønsker å legge bilaget i. 
   
   
4. Høyreklikk i det hvite feltet, og klikk på Lim inn dokumenter. 
   
   
   

 

Del 4. Direkte remittering

Hvis fakturainformasjon skal overføres til nettbanken for betaling, må det være opprettet en remitteringsavtale med banken. Du må ha kontonummer, kunde ID, avtale ID på denne avtalen tilgjengelig før du setter det opp avtalen i StyrerAssistenten.

Vi skal nå sette opp en remitteringsavtale i StyrerAssistenten. Dette gjøres kun første gang du skal betale faktura i fra StyrerAssistenten. Gjør følgende:

1. Opprett en bilagsserie med navnet Direkte Remittering bilag.
   Usikker på hvordan du gjør dette? Se del 2 i denne veilederen m/eksempel. 
   
   
2. Klikk på Barn -> Andre registre -> Regnskap -> Direkte remmitering. 
   
3. Klikk på Ny post .
   
   
4. Fyll ut informasjon i alle felt. NDR-mappene legges automatisk til korrekt filsti. 
   
   Lagre med diskett når informasjonen er utfylt.
   
   

DEL 5: Bilagsføring

1. Klikk på Barn -> Daglig drift -> Regnskap -> Bilagsføring.
   
   
2. Flytt bilagene fra ikke behandlet til f.eks. Inngående faktura-mappen, avhengig av hva slags type bilag du skal føre.
   
   Dette gjør du ved å høyreklikke på bilaget -> Dokumentarkiv -> Flytt dokumentet til mappen: Inngående faktura.
   
   
   
3. Klikk på mappen Inngående faktura.
   
   
   
4. Klikk en gang på bilaget. Klikk på hånden som holder et dokument (dokumentegenskaper) . Klikk deretter på Vis for å få frem bilaget i bakgrunnen.
   
   
   Vi ser nå at bilagsnummer starter på 20000, som vi valgte i bilagsserien i dette eksempelet. Dette nummeret oppdateres automatisk og skal derfor ikke skrives i manuelt.
   
   
   
5. Fyll ut informasjonen. I dette eksempelet fyller vi ut fakturainformasjon under Reskontro. 
   
   Du må fylle ut følgende:
   - Konto
   - Beløp 
   
   - Hak på Overføres bank, kun hvis fakturainformasjon skal overføres til nettbanken din.
   - NDR Id (velg avtalen vi lagde i DEL 4, hvis fakturainformasjon skal overføres til nettbank). 
   - Bilagsdato 
   - Periode
   - Melding til leverandør ELLER Kid. 
   - Bankkonto 
   - Betal beløp
   - Forfallsdato
   
   Finnes ikke leverandøren enda? Opprett en ny leverandør under fanen "Leverandør". 
   Klikk på Ny -> Fyll ut informasjon -> Lagre. 
   
   Eksempel: 
   
   
   
6. Fyll deretter inn informasjon under HOVEDBOK. 
   Eksempel: 
   
   
   
7. Når alle bilagene er klar, klikk på Gul tromme -> Overfør status 'skannet' til ny regnskapsbunt - oppdatert. 
   
   
   
   
   
8. Det opprettes nå en remitteringsfil som kan lastes opp i nettbanken din, dersom du har dette haket på. Filstien til denne filen finner du ved å klikke på Barn -> Andre registre -> Regnskap -> Direkte remmitering. I feltet "NDR utfil".