GDPR- spørsmål fra barnehager

Stortinget vedtok i mai en ny personopplysningslov som gjennomfører EUs personvernforordning (GDPR-General Data Protection Regulation) i Norge. Den nye personopplysningsloven trådte i kraft 20. juli 2018, samme dag som beslutningen som innlemmer forordningen i EØS-avtalen trådte i kraft.

 I den forbindelse skapes mye usikkerhet i barnehagene, og vi mottar ofte spørsmål. Disse vil vi nå samle, slik at flere kan få svar. Alle svar baseres på:

• EUS personvernforordning
• Lov om behandling av personopplysninger
• Forskrift om behandling av personopplysninger

Samtykke

• Hvor går egentlig grensen for hva vi skal innhente samtykke på, f.eks tegninger eller formingsartikler som barna lager og som vi setter navn på? Kan det fortsatt være synlig? Hva mer klær som er merket og som henger synlig i garderoben?
  
  All behandling av personopplysninger skal ha et rettslig grunnlag. Aktuelt behandlingsgrunnlag kan ellers være en skriftlig avtale/barnehagens vedtekter mellom barnehagen og den som skal registreres eller et uttrykkelig samtykke. Dersom det ikke er identifisert en lovlighet med behandlingen er det ulovlig å samle inn og benytte personopplysningene.
  
  Hvilke rettslige og lovlige grunnlag har vi i barnehagen for å registrere og behandle personopplysninger om barn og foreldre/familie?
  
  Barnehageloven og forskrift om rammeplan gjelder selve barnehagedriften og bestemmer hvordan barnehagene skal driftes. Disse sier hvordan barnehagen skal driftes, og da er det nødvendigvis slik at personopplysninger i en viss grad må benyttes for å oppfylle dette. I tillegg har dere en direkte avtale med hver enkelt mor/far og dere har vedtekter som foreldrene forholder seg til. 
  
  I praksis betyr det at dersom dere kan vise til rammeplan f.eks., så vil det være helt legitimt å f.eks. henge opp bilder av bilder som barna har laget, og også sette på fornavnet deres for at foreldre og barn skal identifisere dette. Men fordi det i det nye lovverket er klare krav til å begrense bruken av personopplysninger, er det kanskje ikke nødvendig med fullt navn på alle barn?
  
  Det er viktig at vi fremdeles fokuserer på å oppfylle kravene f.eks. i rammeplanen, selv om vi begrenser hvor mye opplysninger som brukes. Igjen handler det, i tillegg til å følge lovverket, om å bruke sunn fornuft i hvert enkelt tilfelle. Begrensing er et nøkkelord.
  
  Merking av klær er det stort sett foreldrene som gjør selv. Da kan foreldrene velge å legge inn fornavn og etternavn eller de kan markere på den måten de selv synes er greit.  Alt dette vil være synlig i garderobene er naturlig i en barnehage- så dette mener vi er uproblematisk.
  
  Se spesielt på StyrerAssistenten HMS 14.1.0 Personvern i barnehagen, som inneholder de pliktene dere har og de rettighetene som foreldrene har.  Vær obs på at dette dokumentet nylig har blitt endret.

Innlogging eBarnehage

• Er ebarnehage godkjent i forhold til at det skal være «krav om to-faktorautentisering ved innlogging»  Ble usikker da jeg har hørt at det må være bruker navn + passord + tilsendt kode?
  
  Ja, eBarnehage har mulighet for to-faktor autentisering. Dette er et valg under eBarnehage administrasjon og eBarnehage foresatt. Klikk på tannhjulet øverst på siden, deretter To-faktor autentisering.
    

Utlevering av telefonnummer til alle foresatte

• Kan vi gi ut andre foreldres telefonnummer? En mor som ringte å lurte på dette i forbindelse med invitasjon til bursdag, allidrett etc.
  
  Dersom du skal gi ut andre foreldres telefonnummer, må du innhente samtykke fra alle foreldrene som er med på listen.
  
  I StyrerAssistenten har vi lagt samtykke til dette inn i 10.2.1 Samtykke hverdagssituasjoner. Du kan også tilpasse denne samtykkeerklæringen slik at den passer enda bedre til din virkelighet.
  
  Vær obs på at dersom du ber om samtykke til flere ting samtidig, skal det være et tydelig skille og tydelig informasjon på hvert enkelt punkt.  Mer om samtykke og hvilke krav som gjelder for korrekt metode å be om samtykke, finner du i StyrerAssistenten HMS 14.4.0 Samtykke og retten til informasjon og innsyn.
  
  Ellers er lenkene nederst i dokumentet endret etter innføringen av nytt lovverk innen personvern fra 20. juli 2018. De kan være fine å lese eller henvise til hvis foreldre eller ansatte spør.  
  
  Det er viktig å ikke sende personopplysninger på epost. Les mer om dette på Datatilsynets nettsider.