Hvordan deler jeg dokumenter med foresatte via eBarnehage?

I StyrerAssistenten Arkiv kan det opprettes inntil 72 ulike mapper. Mappene kan deles med eBarnehage brukere -enten ansatte, foresatte, eller begge.

For å opprette nye mapper, se veileder: Hvordan lager jeg egne mapper i arkivet?

Dersom rettigheter og tilganger er i orden, kan du gå rett til Opplasting av dokumenter til arkiv via eBarnehage

Endre tilganger til brukergrupper

Når vi er innlogget som Administrator i eBarnehage, kan vi velge å endre rettigheter på mapper som ligger i Arkivet i StyrerAssistenten. Dette gjør du slik:

1. Logg inn i eBarnehage og velg Administrasjon. 
   
   

2. Klikk på Foresatte -> Brukere -> Rettigheter. 
   Klikk på den aktuelle brukergruppen til venstre i bildet, f.eks. Foresatte. 
   

   
   
   
3. Til høyre i bildet vil du se en oversikt over tilganger til denne brukergruppen. Vi scroller ned til Dokumenter.
   
   Hak på mapper fra StyrerAssistenten Arkiv, som du ønsker å dele med foreldrene i den valgte brukergruppen. Noen velger å lage en egen mappe i StyrerAssistenten Arkiv som heter f.eks. "Informasjon til foreldre", andre velger å bruke mappen "eBarnehage" som allerede eksisterer i StyrerAssistenten Arkiv.
   
   I dette eksempelet haker vi på mappen eBarnehage. 
   
   
   
   
4. Klikk på Lagre tilganger.
   
   
   Når haker er på, vil gruppen vi har valgt (her foresatte) få mulighet til å lese dokumenter som lastes opp til mappen eBarnehage. Dette er altså dokumenter som deles fra StyrerAssistenten Arkiv, og har hake på "Vises på web".
   Se veileder: Hvordan setter jeg på synlighet på web til ansatte og/eller foresatte? 

 

Opplasting av dokumenter til arkiv via eBarnehage

Ansatte med tilgang til eBarnehage Administrasjon kan laste opp dokumenter direkte fra PC/MAC/Nettbrett. Dette gjøres slik:

1. Logg inn i eBarnehage og velg Administrasjon. 
   
   
2. Klikk på Dokumenter. 
   
   
   
3. Finn dokumentet du ønsker å laste opp ved å klikke på Browse... 
   
   Skriv en kort beskrivelse/navn til dokumentet under Beskrivelse.
   
   Velg arkiv. I dette eksempelet som omhandler StyrerAssistenten Arkiv, velger vi Hovedarkiv. 
   
   Hak på korrekt mappe, i dette eksempelet velger vi eBarnehage. 
   
   
   
4. Velg om dokumentet skal vise til alle avdelinger, eller en avdeling.
   
   
   Det er også mulig å sende e-post varsling til foresatte om at det er lastet opp et nytt dokument, i tillegg til å legge ved dokumentet som et vedlegg til eposten. Ta på hake om ønskelig:
   
   
   Dersom dokumentet overstiger 10MB, vil dokumentet lastes opp til aktuell mappe og kan leses av foresatte i eBarnehage, men det vil ikke legges som en kopi i epost selv om haken er på. 
   
   En kan også velge å sette på hake for kopi til seg selv, med oversikt over alle mottakere. Dersom flere i ledelsen skal ha kopi, kan en skille med komma:
   
5. Klikk til slutt på Last opp. 
   

Dersom epost- varsling og kopi har hake, vil følgende epost-varsel sendes direkte til alle utvalgte mottakere (med sitt barns navn og sitt barns avdeling):

Dokumentene som lastes opp, sendes umiddelbart til valgt mappe i StyrerAssistenten Arkiv (her eBarnehage).
Kopi legger seg i Dokumentoversikt på Administrasjon:

I Dokumentoversikt kan dokumentet lastes ned, endres og slettes. Dersom dokumentet slettes her, slettes det også fra StyrerAssistenten arkiv- eBarnehage mappen. 

Siden eBarnehage mappen også er delt med foresatte og ansatte, vil det bli synlig som følger:

I eBarnehage avdeling- Dokumenter- Arkiv- eBarnehage:

Hos foresatte under Mine finer- Dokumenter- eBarnehage:

Ta gjerne kontakt med oss, så hjelper vi dere.

e-post: [e-mail]

tlf.: 55 53 02 30