Hvordan lager jeg et digitalt stoffkartotek?

I eBarnehage og PersonalWeb er det mulig å dele stoffkartotek digitalt til ansatte. 

Dette gir rask og oversiktlig tilgang til viktige datablad, og er i tråd med Forskrift om utførelse av arbeid § 2-1. Krav til stoffkartotek (Les mer om dette i HMS-dokument 7.2.0 Stoffkartotek i StyrerAssistenten). 

Siden alle barnehager bruker ulike produkter med ulike datablad, har vi laget utgangspunktet for publisering, men dere må selv registrere inn databladene.  


Den enkleste måten å få digitalisert stoffkartoteket på er å be leverandøren deres å sende dere sikkerhetsdatablad på e-post. Leverandøren er pliktig å sende dette til dere når dere spør.

Unntaket er dersom dere handler f.eks. i en dagligvarebutikk. Dere kan også hente sikkerhetsdatabladene digitalt fra nettet selv.

Når dere har fått sikkerhetsdatablader digitalt kan disse legges inn i StyrerAssistenten Arkiv, i fanen Stoffkartotek, og deles digitalt via eBarnehage og/eller PersonalWeb. 

DEL 1: Samle datablader i StyrerAssistenten

Start med å samle datablader i StyrerAssistenten. Det er ulike måter å få dette til på: 

• Metode 1: Du kan ta bilde av et og et datablad fra permen via Barn-Nett eAsy.
  
  
• Metode 2: Du kan skanne ett eller flere datablader med stasjonær skanner, og sende dokumenter til på epost [e-mail] (forutsatt at avsenderepost er registrert hos oss. Se veileder: Hvordan sender jeg bilder og dokumenter fra e-post til StyrerAssistenten?)
  
  
• Metode 3: Kopier eller dra databladene fra skrivebordet ditt på server, og lim inn i StyrerAssistenten Arkiv. Legg dem direkte i mappen Stoffkartotek i Arkivet. 
  
  

1. Metode 1 og 2 sender dokumentene til mappen UBEHANDLET i StyrerAssistenten Arkiv. For å flytte disse videre til mappen STOFFKARTOTEK, gjør følgende:
   
   Marker dokumentene du vil flytte.
   
   Høyreklikk og velg Flytt dokument til mappen: STOFFKARTOTEK.
   
   

Dokumentene flyttes da til mappen Stoffkartotek. Vi er nå klar for videre behandling av Stoffkartoteket. 

DEL 2: Tilpasse stoffkartoteket

Vi skal nå endre navn på datablad og ta på kategorier for sortering:

1. Marker dokumentet du vil endre ved å klikke på dokumentet. Klikk deretter på dokumentegenskaper  i oppgavemenyen.
   
   
   
2. Du får da opp en ny boks. Her kan du endre navn. Husk å skrive et utfyllende navn på dokumentet, slik at det er lett å finne i en krisesituasjon.
   
   Velg en kategori i Kategori A og hak på Vises på web. Klikk på OK.
   
   Klikk på OK for å lagre.
   
   Tips! Det er også mulig å ta på Kategori B og C. Dersom du ønsker å lage egne kategorier, se veileder: Hvordan lager jeg nye kategorier (A, B, C)?
   
   Vi ser nå at valgt dokument sorteres:
   
   
   Tips! 
   Dersom navnet ikke skal endres, og en kun ønsker å hake på Vises på Web og Kategorier, kan en markere flere dokumenter ved å klikke på det øverste dokumentet, holde inne Shift på tastaturet og klikke på det nederste dokumentet. Når alle ønskede dokumenter er valgt, klikk på dokumentegenskaper  i oppgavemenyen. Du endrer da flere dokumenter samtidig. 
   
   

eBarnehage 

Dokumentene er nå synlig hos ansatte i eBarnehage avdeling->Dokumenter->Arkiv, i fanen Stoffkartotek.

NB! Dette er forutsatt at rettigheter er satt opp korrekt på ansatte i eBarnehage.
Se veileder: Hvordan endrer jeg rettigheter på ansatte i eBarnehage?

PersonalWeb

Stoffkartoteket er også tilgjengelig i PersonalWeb for kunder som har dette. 

NB! Dette er forutsatt at rettigheter er satt opp korrekt i PersonalWeb administrasjon.
Se veileder: Hvordan endrer jeg rettigheter i PersonalWeb?

Ta gjerne kontakt på e-post [e-mail] eller telefon [phone] ved behov.