Hvordan purrer jeg i StyrerAssistenten?

VIKTIG: Før man setter i gang med purring, er det viktig å kunne lover og regler for dette. Les blant annet på Altinn sine nettsider om purring og inkasso. 

 Se også kapittel 10.11 PURRING i StyrerAssistenten HMS. 

Denne veilederen forutsetter at grunninnstillinger i StyrerAssistenten er korrekt. Ta kontakt med oss på [e-mail] dersom du står fast. 

• Sjekk alltid at det ikke er differanser på reskontro før du purrer.
  Se veileder for det her: Hvorfor er det haket på post mot post diff?

GENERERE GRUNNLAG FOR PURRING

1. Åpne StyrerAssistenten.
   
   
2. Under Barn -> Daglig drift -> Faktura klikker du på Purre på ubetalte poster, deretter velger du Generer grunnlag for purring.
   
   
   
   
3. Du vil nå få opp en veiviser. Klikk Neste.
   
   
4. I det neste bildet lar du "Barnehage"-feltet stå tomt. Dette feltet fylles kun ut dersom du har flere barnehager i samme selskap, og kun ønsker å purre for en av barnehagene. 
   
   Klikk deretter Neste. 
   
   
   
5. Du skriver nå inn følgende: 
   Purredato: Dato som vises på faktura for purredato.
   
   Forfallsdato: Dato for når purringen skal forfalle.
   
   Ta med bilag forfallt til og med dato: Velg en datogrense for hva det skal purres på. Velg f.eks. 14 dager før dagens dato. Det betyr at vi purrer kun på fakturaer som har gått 14 dager eller mer over sin forfallsdato. 
   
   Klikk på Neste når du har valgt datoer. 
   
   
   
   
6. Du får nå opp et bilde med fakturaer som kan purres på. Hak på de du ønsker å purre, evt. klikk på Merk alle dersom alle skal purres. Klikk deretter Neste.
   
   
   
   
7. Klikk på Ferdig for å lagre arbeidet du har gjort. Gå videre til PURREBEHANDLING i denne veilederen. 

PURREBEHANDLING

1. Åpne StyrerAssistenten
   
   
2. Under Barn -> Daglig drift -> Faktura klikker du på Purre på ubetalte poster, deretter velger du Purrebehandling.
   
   
   
3. Grunnlaget som du har opprettet ligger under Generert grunnlag. I dette bildet kan du gjøre manuelle endringer dersom det er behov for dette.
   
   
   • For å fjerne haken "Valgt" for et grunnlag, endre purregebyr, purredato eller forfallsdato klikker du en gang på det genererte grunnlaget. Klikk deretter på gul blyant  for å redigere og gjør ønsket endringer. Lagre med diskett når du er ferdig, eller klikk på tilbakepilen  for å gå ut av redigeringsmodus uten å lagre. 
     
     
   • For å legge til purrelinje-tekst, klikker du på linjen du ønsker tekst på (nede i bildet), deretter klikker du på gul blyant for å redigere. Fyll inn ønsket tekst i Purrelinjetekst. Lagre med diskett når du er ferdig, eller klikk på tilbakepilen  for å gå ut av redigeringsmodus uten å lagre. 
     
     
   • For å slette et valgt purregrunnlag, klikker på du på grunnlaget og sletter ved å klikke på Slett post . Du får da opp en melding. Kontroller denne og klikk OK hvis den stemmer med ønsket handling. 
     
     
4. Klikk på gul tromme  og velg Overfør valgte poster til klargjort for utskrift av purring.
   
   
   
   Purrefakturaene blir nå tildelt fakturanummer og KID-referanse og er dermed klar for utskrift. 
   
    

Vi skal nå sende purrefaktura til kunde. Man kan sende purrefaktura på e-post eller i posten.

Husk at i StyrerAssistenten har du direkte overføring til inkassobyrået Kreditorforeningen. Du kan selv bestemme om du ønsker å ta jobben med å sende ut inkassovarsel selv, eller la Kreditorforeningen overta etter første betalingspåminnelse. Ta kontakt med oss på [e-mail] eller telefon [phone], hvis du vil at vi skal sette dette opp for deg. Dette er kostnadsfritt for alle som benytter OCR-innbetalinger i StyrerAssistenten.  

METODE 1: UTSENDING AV PURREFAKTURA TIL KUNDER (Valg på kunde, e-post eller SMS)

1. Stå i Purrebehandling. Klikk på Gul tromme -> Overfør til purret.
   
   
   
2. Klikk på Faktura -> Purre på ubetalte poster -> Send purrefaktura / overfør til inkassoselskap. 
   
   
3. Vurder hvordan du ønsker å sende purringene. I dette eksempelet velger vi "Send purring etter valg på kunde". 
   • Send purring etter valg på kunde (Andre registre -> Faktura -> Kunder) 
     
   • Send e-post purring
     
   • Send SMS purring
     
     Hak vekk Velg automatisk alle purrefaktura på dato hvis du ønsker å kontrollere hvem det sendes purringer til eller dersom du bare skal sende ut noen utvalgte purringer. Hvis denne er haket på, hoppes det over punkt 6 i denne veilederen. 
     
     
     
4. Fyll ut SMS-avsender, og velg SA maler for melding. Alternativt kan du skrive inn din egen melding og Lagre som egen mal. Det sendes kun ut SMS dersom du har kunder med dette valget på Fakturametode purring. # fylles ut med innhold. F.eks. purregebyr, forfallsdato, KID-nummer osv.
   
   Klikk på Neste.
   
   
   
5. Fyll ut e-post avsender. Klikk på SA maler for meldingsinnhold. Alternativt kan du skrive inn din egen melding og Lagre som NY mal.
   
   
   
6. Marker alle du ønsker å sende purring til. Hvis du skal sende til alle, klikk på Merk alle. Her ser du også over hvordan kundene purres (e-post / print / SMS). 
   
   Klikk på Send. 
   
   
7. Du får nå opp en siste kontroll før utsending av purrefaktura. Klikk på Yes for å sende ut purrefakturaene. 
   
   
   
8. Faktura er nå sendt på e-post eller SMS. Faktura som skal skrives ut, vil nå dukke opp på skjermen. Skriv dem ut og send i posten.
   
   Purrefaktura mottatt på e-post, får purrefakturaen som et PDF-vedlegg. 
   
   
   

 

 

METODE 2: UTSKRIFT AV PURREFAKTURA (RAPPORTER)

1. Åpne StyrerAssistenten.
   
   
2. Klikk på: Rapporter -> Fakturering -> Standard Rapporter -> Purrefaktura A4-Papir.
   
   
   
3. Pass på at det står Status 5 (Klargjort for utskrift). Klikk på OK.
   
   
   
4. Du får nå opp alle purrefakturaer med status 5. 
   
   
   
5. Klikk på skriveren i venstre hjørne og skriv ut purrefakturaene. Legg dem i konvolutter og send til kundene i posten.
   
   
   
6. Når faktura er sendt går du tilbake til Barn -> Daglig drift -> Faktura -> Purre på ubetalte poster, deretter velger du Purrebehandling.
   
   
   
   
7. Klikk på Gul tromme -> Purret.